Copyright © 2017 Ceka İnşaat, Tüm Hakları Saklıdır.
Cygnus Tarafından Kodlanmıştır.
Copyright © 2017 Ceka İnşaat, Tüm Hakları Saklıdır.
Cygnus Tarafından Kodlanmıştır.
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
Amaç ve Kapsam
ÇEKA Beton Kalıbı İmalat İnşaat Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. (“ÇEKA”), çalışan, çalışan adayı, stajyer, müşteri/tedarikçi/altyüklenici çalışanı ve/veya yetkilisi, ÇEKA hissedarları, ziyaretçi ve sair üçüncü gerçek kişilere ilişkin kişisel verileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ile 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmi Gazete ile yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve ilgili sair mevzuat hükümlerine uygun olarak işlemeyi ilke olarak benimsemiştir.
Bu doğrultuda, İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), ÇEKA tarafından gerçekleştirilen faaliyetler sırasında işlenen verilerin saklanması, imha edilmesi ve/veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Kişisel verilerin saklanmasına, imha edilmesine ve/veya anonim hale getirilmesine ilişkin işlemler işbu Politika’da belirlenen usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilir.
İşbu Politika’nın kapsamını çalışan, çalışan adayı, stajyer, müşteri çalışanı, müşteri yetkilisi, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, altyüklenici çalışanı, altyüklenici yetkilisi, ÇEKA hissedarları, ziyaretçiler ve sair üçüncü gerçek kişilere ilişkin olan, ÇEKA tarafından işlenen tüm kişisel veriler oluşturmaktadır.
İşbu Politika, ÇEKA tarafından düzenlenerek yürürlüğe girmiştir. İşbu Politika, ÇEKA’nın internet sitesinde (www.ceka.info.tr) yayınlanarak İlgili Kişiler’in erişimine sunulmuştur.
Kısaltmalar ve Tanımlar
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini ifade eder.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale gelmesini ifade eder.
Başkanlık: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığını ifade eder.
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.
Elektronik Ortam(lar): Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği her türlü elektronik kayıt ortamını ifade eder.
Fiziksel Ortam(lar): Elektronik Ortam’ların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel ve sair diğer fiziki kayıt ortamlarını ifade eder.
Fiziksel Yok Etme: Fiziksel Ortamlar’da tutulan veriler için, söz konusu verilerin bulunduğu evrakın kâğıt imha ve kırpma makineleri ile tekrar bir araya getirilmesi veya geri döndürülmesi mümkün olmayacak şekilde yırtılıp küçük parçalara ayrılması ya da yakılması yoluyla yok edilmesi işlemini; Elektronik Ortamlar’da tutulan veriler için, söz konusu verilerin bulunduğu optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi yoluyla fiziksel olarak yok edilmesi işlemini ifade eder.
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri ifade eder.
İrtibat Kişisi: ÇEKA tarafından, Kanun ve Kanun’a dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla Sicil’e kayıt esnasında bildirilen gerçek kişiyi ifade eder.
Kişisel Verilerin İmha Edilmesi: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve/veya anonim hale getirilmesini ifade eder.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı ifade eder.
Kişisel Veri: Kimliği belli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri ifade eder.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu ifade eder.
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu ifade eder.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf, ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini ifade eder.
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini ifade eder.
Sicil: Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicili’ni ifade eder.
Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi (“VERBİS”): Veri sorumlularının Sicil’e başvuruda ve Sicil’e ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemini ifade eder.
Üzerine Yazma: Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunması ve kurtarılmasının önüne geçilmesi yöntemini ifade eder.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek ya da tüzel kişiyi ifade eder.
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli bir kritere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
Kayıt Ortamı
ÇEKA tarafından işlenen kişisel veriler, (i) Elektronik Ortamlar ile (ii) Fiziksel Ortamlarda tutulmaktadır.
Saklamaya İlişkin Sorumluluk ve Görev Dağılımı
ÇEKA, işbu Politika’da belirlenen usul ve esaslar ile tedbirlerin uygulanması, çalışanların farkındalığının artırılması, izlenmesi ve denetimi ile kişisel verilerin korunmasının Kanun ve mevzuata uygun şekilde işlenmesinin sağlanması, kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesinin sağlanması amacıyla Kişisel Veri Korunması Komitesi (“Komite”) oluşturulmuştur. Söz konusu Komite, bir yönetici, bir idari personel, bir teknik personel ve bir hukuki danışmandan oluşmakta olup Komite, İrtibat Kişisi ve bilgi teknolojileri danışmanı ile eş güdümlü çalışmaktadır. Bunun yanında, ÇEKA bünyesinde yer alan tüm birimlerdeki çalışanlar Kanun ve ilgili mevzuata uygun şekilde davranmakla yükümlü olup Komite’ye, İrtibat Kişisine ve bilgi teknolojileri danışmanına destek vermekte ve tüm çalışanlar kişisel verilerin korunması ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişimin sağlanmasının engellenmesinden sorumludur.
Bu doğrultuda, ÇEKA bünyesindeki tüm çalışanlar ile İrtibat Kişisi ve Komite’nin görevleri aşağıdaki gibidir:
Saklama ve İmhaya İlişkin Açıklamalar
ÇEKA tarafından işlenen kişisel veriler, Kanun’un 4. Maddesi doğrultusunda hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, doğru ve güncel bir şekilde, belirli, açık ve meşru amaçlar kapsamında, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilerek işlenmektedir. Bunun yanında ÇEKA tarafından işlenen kişisel veriler Kanun’un 5 ve 6. Maddesi’nde belirtilen şartlara ve ilgili mevzuata uygun şekilde işlenmektedir.
Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
ÇEKA tarafından işlenen kişisel veriler ilgili mevzuatta belirtilen süre kadar muhafaza edilir. Bu doğrultuda kişisel veriler aşağıda belirtilen hukuki sebepler ve mevzuat ile yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen süreler kadar saklanır:
Saklamayı Gerektiren Veri İşleme Amaçları
Kişisel verilerin saklanması işlemi, ÇEKA bünyesinde yürütülen her bir faaliyet sırasında işlenen veriler ve veri kategorileri bakımından belirli veri işleme şartları kapsamında gerçekleştirilmektedir. Bu doğrultuda, ÇEKA tarafından işlenen kişisel verilerin saklanma amaçları aşağıdaki gibidir:
ÇEKA’nın Taraf Olduğu Sözleşmelere İlişkin Süreçlerin Yürütülmesi
ÇEKA’nın faaliyetleri sırasında işlediği kişisel verilere ilişkin veri işleme amaçları ÇEKA’nın yürüttüğü faaliyetler ve iletişimde bulunduğu kişi özelinde yapılan aydınlatmalar kapsamında değişiklik gösterebilecektir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma ve bilgilendirme, İlgili Kişi’nin ÇEKA ile kurduğu hukuki ilişkinin niteliğine bağlı olarak, ÇEKA tarafından yürütülen faaliyet ve söz konusu hukuki ilişki özelinde yapılmakta olup kişisel veri işleme amaçları da bu doğrultuda değişiklik göstermektedir. Bu sebeple, yukarıda yazılı olan kişisel veri işleme amaçları, ÇEKA’nın yürüttüğü faaliyetler kapsamında olan genel amaçlardır. Yukarıda yazılan amaçlar, kişisel verileri işlenen her bir İlgili Kişi için tümüyle aynı şekilde uygulanabilir olarak yorumlanamaz. Bu durum aynı zamanda, Kanun’un 4. Maddesi kapsamında kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, doğru ve güncel bir şekilde, belirli, açık ve meşru amaçlar kapsamında, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilerek işlenmesi ilkelerine ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin sair Mevzuat’a tam uyum sağlanmasının bir gereğidir. ÇEKA’nın kişisel veri işleme amaçlarını belirlemek ve bu amaçlarda değişiklik yapmaya ilişkin her türlü hakkı saklı olup işbu Politika, ÇEKA’nın bu doğrultuda herhangi bir hakkından feragat ettiği şeklinde de yorumlanamaz.
İmhayı Gerektiren Sebepler
ÇEKA tarafından işlenen kişisel veriler, aşağıda belirtilen durumlarda veya İlgili Kişi’nin talebi üzerine ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
Teknik ve İdari Tedbirler
ÇEKA kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması, hukuka aykırı olarak erişilmesinin ve işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka aykırı olarak imha edilmesinin önlenmesi amacıyla, Kanun’un 12. Maddesi ve Kanun’un 6. Maddesi kapsamında özel nitelikli verilerin korunması için Kurul tarafından belirlenen esaslara uygun şekilde gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Teknik Tedbirler
Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması ile Kanun ve mevzuata uygun şekilde saklama ve imha faaliyetinin gerçekleştirilmesi amacıyla ÇEKA tarafından aşağıda belirtilen teknik tedbirler alınmaktadır:
Yukarıda belirtilen teknik tedbirler ÇEKA’nın faaliyetleri kapsamında gerek duyulması halinde değiştirilebilecektir. Söz konusu teknik tedbirlere ilişkin değişiklik yapılması halinde işbu Politika gerçekleştirilen değişiklikler doğrultusunda güncellenir ve güncel hali ÇEKA’nın internet sitesinde yer alır.
İdari Tedbirler
Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması ile Kanun ve mevzuata uygun şekilde saklama ve imha faaliyetinin gerçekleştirilmesi amacıyla ÇEKA tarafından aşağıda belirtilen idari tedbirler alınmaktadır:
Yukarıda belirtilen idari tedbirler ÇEKA’nın faaliyetleri kapsamında gerek duyulması halinde değiştirilebilecektir. Söz konusu idari tedbirlere ilişkin değişiklik yapılması halinde işbu Politika gerçekleştirilen değişiklikler doğrultusunda güncellenir ve güncel hali ÇEKA’nın internet sitesinde yer alır.
Kişisel Verileri İmha Teknikleri ve Periyodik İmha Süresi
İlgili mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sona ermesi durumunda ÇEKA tarafından işlenen kişisel veriler, ÇEKA tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine, Kanun ve mevzuat hükümlerine uygun olarak ve aşağıda belirtilen yöntemler kullanılarak imha edilir.
Kişisel verilerin imha edilmesi için aşağıda belirtilen yöntemlerden hangisinin kullanılacağı kararı re’sen ÇEKA tarafından verilir. İmhanın ilgili kişinin talebi üzerine gerçekleşecek olması halinde, imha yöntemine ilişkin ilgili kişinin talebi de dikkate alınır. İlgili kişinin talebine uygun imha yöntemi seçilmeyecek ve başka bir yöntem izlenecek ise buna ilişkin gerekçe ilgili kişinin başvurusunun ÇEKA’ya ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili kişiye bildirilir. İlgili kişi tarafından Kurul’a şikâyette bulunulması ve Kurul’un ilgili kişinin şikâyetini haklı bularak o yönde karar vermesi durumunda ÇEKA, Kurul’un kararıyla bağlı olur.
Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi işlemi, Yönetmelik’in 8. Maddesinde de belirtildiği üzere, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. ÇEKA bünyesinde işlenen kişisel veriler saklandıkları kayıt ortamına uygun şekilde silinir. ÇEKA, kişisel verilerin Kanun ve mevzuata uygun olarak silinmesi için gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almıştır. Kişisel verilerin silinmesine ilişkin süreç aşağıdaki gibidir:
Fiziksel Ortamlarda Tutulan Kişisel Veriler
Fiziksel kayıt ortamlarında tutulan kişisel veriler, saklanmasını gerektiren sürenin sona ermesi halinde, fiziksel yöntemler kullanılarak silinmektedir. Dosya, klasör ve/veya kâğıt ortamında tutulan kişisel verilerin silinmesinde, ilgili kişisel verinin üzeri silinerek, çizilerek ve/veya boyanarak karartma yöntemi kullanılır ve söz konusu evrakın arşivlenmesinden sorumlu kişi ve/veya kişiler haricinde herhangi başka bir üçüncü kişinin erişimi mümkün olmayacak hale getirilir.
Elektronik Kayıt Ortamlarında Tutulan Kişisel Veriler
İşbu Politika’nın 3.1. Elektronik Kayıt Ortamları başlığında belirtilen kayıt ortamlarında tutulan kişisel veriler, saklanmasını gerektiren sürenin sona ermesi halinde aşağıda belirtilen yöntemlerden biri veya birkaçı kullanılarak silinir:
Yazılımlar ve veri tabanında yer alan kişisel veriler, ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilerek, veri tabanında belirtilen ilgili silme komutlarının kullanılması yoluyla (DELETE vb.) silinir.
Sunucu, yazılım ve yedekleme sistemlerinde yer alan kişisel veriler, ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilerek, ilgili dosyanın bulunduğu işletim sistemindeki silme komutu ile silinir ve dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerindeki ilgili kullanıcının erişim yetkisi kaldırılır.
Bulut sistemi, yazılım ve yedekleme sistemlerinde yer alan kişisel veriler, ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş olan verileri getirme yetkisi olması halinde söz konusu yetkisi de ortadan kaldırılarak, ilgili bulut sisteminde yer alan silme komutu kullanılarak silinir.
Çıkartılabilir/harici bellekler, CD’ler, kişisel bilgisayarlar, mobil cihazlar gibi taşınabilir medyada bulunan kişisel veriler, şifreli olarak saklanmaktadır ve bu ortamlara uygun yazılımlar ve komutlar kullanılarak silinmektedir.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi işlemi, Yönetmelik’in 9. Maddesinde de belirtildiği üzere, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. ÇEKA bünyesinde işlenen kişisel veriler saklandıkları kayıt ortamına uygun şekilde yok edilir. ÇEKA, kişisel verilerin Kanun ve mevzuata uygun olarak yok edilmesi için gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almıştır.
Fiziksel Kayıt Ortamlarında Tutulan Kişisel Veriler
Fiziksel kayıt ortamlarında tutulan kişisel veriler, saklanmasını gerektiren sürenin sona ermesi halinde, fiziksel yöntemler kullanılarak yok edilmektedir. Bu doğrultuda, fiziksel olarak kâğıt, klasör ve/veya dosyada bulunan ve kişisel veri içeren evraklar, ilgili belgenin kâğıt imha ve kırpma makineleri ile tekrar bir araya getirilmesi veya geri döndürülmesi mümkün olmayacak şekilde yırtılıp küçük parçalara ayrılması ya da yakılması yoluyla yok edilir.
Elektronik Kayıt Ortamlarında Tutulan Kişisel Veriler
İşbu Politika’nın 3.1. Elektronik Kayıt Ortamları başlığında belirtilen kayıt ortamlarında tutulan kişisel veriler, saklanmasını gerektiren sürenin sona ermesi halinde aşağıda belirtilen yöntemlerden biri veya birkaçı kullanılarak yok edilir:
Yazılımlar ve veri tabanında yer alan kişisel veriler, ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilerek, veri tabanında belirtilen ilgili silme komutlarının kullanılması yoluyla, geri döndürülmesi mümkün olmayan şekilde silinerek yok edilir.
Sunucu, yazılım ve yedekleme sistemlerinde yer alan kişisel veriler, ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilerek, ilgili dosyanın bulunduğu işletim sistemindeki silme komutu ile silinerek yok edilir ve dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerindeki ilgili kullanıcının erişim yetkisi kaldırılır.
Bulut sisteminde yer alan kişisel veriler, bir daha geri getirilemeyecek şekilde dijital komutla silinir ve kullanılan bulut sistemine ilişkin bilişim hizmeti sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için kullanılan gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir.
Çıkartılabilir/harici bellekler gibi ortamlarda tutulan kişisel veriler, (i) <block erase> komutu kullanılarak, (ii) üreticinin önerdiği yok etme yöntemi kullanılarak veya (iii) De-manyetize etme, Fiziksel Yok Etme, Üzerine Yazma yöntemlerinden biri veya bir kaçı kullanılarak yok edilir.
CD, DVD gibi optik disklerde saklanan kişisel kişisel veriler, yakma, küçük parçalara ayırma veya eritme yollarından biri kullanılarak fiziksel şekilde yok edilir.
Yukarıda sayılanlar haricindeki elektronik ortamlarda tutulan tüm kişisel veriler, (i) De-manyetize etme, (ii) Fiziksel Yok Etme, (iii) Üzerine Yazma yöntemlerinden biri veya bir kaçı kullanılarak yok edilir.
Yukarıda belirtilen ortamlara ek olarak, arızalanan ya da bakıma gönderilen cihazlarda yer alan kişisel verilerin yok edilmesi işlemi aşağıdaki yöntemlerin biri ya da birkaçının kullanılması yoluyla gerçekleştirilir:
İlgili cihazların bakım ve/veya onarım işlemi için üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara aktarılmadan önce içinde yer alan kişisel veriler (i) De-manyetize etme, (ii) Fiziksel Yok Etme, (iii) Üzerine Yazma yöntemlerinden biri veya bir kaçı kullanılarak yok edilmesi
Yok etmenin mümkün ya da uygun olmadığı durumlarda, veri saklama ortamının sökülerek saklanması, arızalı diğer parçaların üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara gönderilmesi
Dışarıdan bakım, onarım gibi amaçlarla gelen personelin, kişisel verileri kopyalayarak kurum dışına çıkartmasının önüne geçilmesi için gerekli önlemlerin alınması
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi işlemi, Yönetmelik’in 10. Maddesinde de belirtildiği üzere, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için kullanılabilecek yöntemler;
Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme
Değişkenleri Çıkartma: İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılması işlemidir.
Kayıtları Çıkartma: İlgili kişiye ait kişisel verinin tekillik ihtiva etmesi halinde söz konusu verinin çıkarılması işlemidir.
Alt ve Üst Sınır Kodlama: İlgili kişinin belirlenebilmesine olanak sağlayabilecek belirli bir kişisel veri değişkeni için bir kategori tanımlayarak bu kategorinin yarattığı gruplama içinde kalan değerlerin birleştirilmesi yöntemini ifade eder.
Genelleştirme: İlgili kişisel veriyi özel bir değerden daha genel bir değere çevirme işlemini ifade eder.
Bölgesel Gizleme: Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde ilgili kişinin verisinin ayırt edici nitelikte durması halinde istisnai ve ayırt edici durumu yaratan verinin silinmesi veya “bilinmiyor” olarak değiştirilmesi yöntemini ifade eder.
Global Kodlama: Alt ve Üst Sınır Kodlaması yönteminin mümkün olmadığı durumda ve sayısal değerler içermeyen veya numerik olarak sıralanamayan değerlere sahip veri kümelerinde, belli değerlerin öbeklenerek tahmin ve varsayımlar yürütmeyi kolaylaştırdığı hallerde, seçilen değerler için ortak ve yeni bir grup oluşturularak veri kümesindeki tüm kayıtların bu yeni tanım ile değiştirilmesi işlemini ifade eder.
Örnekleme: Kişisel verilerin yer aldığı bütün veri kümesi yerine, verilerin yer aldığı kümeden alınan bir alt kümenin açıklanması veya paylaşılması yöntemidir.
Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme
Mikro Birleştirme: Kişisel verilerin yer aldığı veri kümesindeki bütün kayıtların anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün kümenin belirli sayıda alt kümelere ayrılması ve sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değerin ortalama değer ile değiştirilmesi yöntemini ifade eder.
Veri Değiş-Tokuşu: Kişisel verilerin yer aldığı kayıtlar içinden seçilen çiftlerin arasındaki bir değişken alt kümeye ait değerlerin değiş tokuş edilmesiyle kayıt değişikliği oluşturulması yöntemini ifade eder.
Gürültü Ekleme: Kişisel veriye ilişkin olarak seçilen bir değişkende belirlenen ölçüde bozulmalar sağlamak için ekleme ve çıkartma yapılması yöntemini ifade eder.
Anonim Hale Getirmeyi Kuvvetlendirici İstatistik Yöntemler
K-Anonimlik: Anonim hale getirilmiş veri kümelerinde, kişisel verilerin yer aldığı bir veri kümesindeki belirli alanlara, birden fazla kişinin tanımlanmasını sağlayarak, belli kombinasyonlarda tekil özellikler gösteren kişilere özgü bilgilerin açığa çıkmasını engelleme yöntemini ifade eder.
L-Çeşitlilik: K-Anonimlik’in eksikleri üzerinden yürütülen çalışmalar ile oluşan L-Çeşitlilik yöntemi, aynı değişken kombinasyonlarına denk gelen hassas değişkenlerin oluşturduğu çeşitliliğin dikkate alan bir yöntemdir.
T-Yakınlık: Kişisel verilerin, değerlerin kendi içlerinde birbirlerine yakınlık derecelerinin hesaplanması ve veri kümesinin bu yakınlık derecelerine göre alt sınıflara ayrılarak anonim hale getirilmesi yöntemini ifade eder.
Şeklinde gruplanabilecektir.
ÇEKA tarafından işlenen kişisel veriler, kişisel verilerin saklanmasını gerektiren sürenin sona ermesi halinde, ÇEKA’nın tasarrufuna bağlı olarak, yukarıda belirtilen yöntemlerden biri ya da birkaçı kullanılarak anonim hale getirilebilecektir.
Periyodik İmha Süreleri
ÇEKA tarafından işlenen kişisel verilerin periyodik olarak imha süresi, Yönetmelik’in 11. Maddesi kapsamında 6 (altı) ay olarak belirlenmiştir. Buna göre ÇEKA tarafından, yılda 2 (iki) kez olmak üzere her 6 (altı) ayda bir, periyodik olarak kişisel verilerin imha edilmesi işlemi gerçekleştirilir.
Saklama ve İmha Süreleri
ÇEKA tarafından yürütülen faaliyetler kapsamında işlenen kişisel verilere ilişkin olarak;
Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanteri’nde,
Veri kategorileri bazında işleme süreleri VERBİS’e kayıtta,
Süreç bazında işleme süreleri ise işbu Politika’da yer alır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde ÇEKA tarafından güncellemeler yapılabilir.
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi, ÇEKA’nın ilgili personeli tarafından yerine getirilir.
Bu doğrultuda, süreç bazında saklama ve imha süreleri aşağıdaki tabloda belirtildiği gibidir:
SÜREÇ
SÜREÇ |
SAKLAMA SÜRESİ |
İMHA SÜRESİ |
|
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi |
Sözleşmenin Sona Ermesini Takiben 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Yürütülen İşlemler Sırasında Toplanan Veriler |
İş İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 15 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
İş Kanunu Kapsamında Özlük Dosyası İşlemlerinin Yürütülmesi Sırasında Toplanan Veriler |
İş İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
SGK Mevzuatı Kapsamında Yürütülen İşlemler Kapsamında Toplanan Veriler |
İş İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
Vergi Mevzuatı Kapsamında Yürütülen İşlemler Sırasında Toplanan Veriler |
İş İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren 5 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
İşe Görüşmelerinin Yürütülmesi Amacıyla Elde Edilen Veriler |
Saklanmıyor |
Saklanmıyor |
|
Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi |
Verilerin Edinilmesinden İtibaren 2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
Kamera Kayıtları Yoluyla Elde Edilen Veriler |
Verilerin Edinilmesinden İtibaren 3 ay |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Politika’nın Güncellenmesi
İşbu Politika, ÇEKA’nın faaliyetleri kapsamında ihtiyaç duyuldukça düzenlenerek güncellenir.
Politika’nın Yayınlanması, Saklanması ve Yürürlüğe Girmesi
İşbu Politika, Fiziksel Ortam ve Elektronik Ortamlar olmak üzere iki farklı ortamda yayınlanır ve ÇEKA’nın internet sitesinde kamuya açılır. Basılı fiziki nüshası ÇEKA’nın irtibat kişisi tarafından saklanır. İşbu Politika, ÇEKA’nın internet sitesinde yayınlanmasından itibaren yürürlüğe girmiş sayılır.
